Częste pułapki przy zawieraniu ubezpieczenia w podróży służbowej zagranicznej

Czym jest ubezpieczenie podróży służbowej?

Wypadki i choroby mogą przytrafić się każdemu, niezależnie od sytuacji, czy miejsca pobytu. W normalnych okolicznościach radzenie sobie z ich konsekwencjami nie musi być problematyczne, jednak jeśli spędzamy czas w podróży, sprawy mogą nieco się skomplikować. Szczególnie podczas pobytu za granicą nieprzewidziane zdarzenia potrafią skutecznie pokrzyżować plany i sprawić spory kłopot. Warto mieć to na uwadze, organizując zagraniczną delegację dla swoich pracowników. Aby uchronić się przed przykrymi skutkami nagłych wypadków, już na etapie planowania wyjazdu trzeba zadbać o kompleksowe, dostosowane do okoliczności i kierunku ubezpieczenie podróży służbowej dla uczestników.

Polisa ubezpieczeniowa dla pracownika w podróży służbowej to gwarancja wsparcia w sytuacjach nieprzewidzianych, takich jak wypadki czy inne nieszczęśliwe zdarzenia, które mogą negatywnie wpłynąć na stan jego zdrowia. W razie potrzeby pracownik będzie mógł skorzystać m.in. z bezpłatnej pomocy medycznej, chroniąc tym samym pracodawcę przed dodatkowymi, nierzadko bardzo wysokimi kosztami związanymi z leczeniem. Warto mieć przy tym na uwadze, że koszty ubezpieczenie pracownika w delegacji zagranicznej nie są wysokie, szczególnie w porównaniu z tymi, jakie trzeba będzie ponieść w związku z wypłatą odszkodowania przy braku polisy.

Jeśli chodzi o zakres ubezpieczenia służbowego, na pierwszy rzut oka jest on zbliżony do tego, z jakim mamy do czynienia w przypadku standardowej polisy turystycznej. W ramach takiej ochrony pracownik jest zabezpieczony przed kosztami leczenia, ewentualnym transportem medycznym do kraju czy nieprzewidzianymi sytuacjami wymagającymi nagłej interwencji służb ratunkowych. Najczęściej polisa zapewnia także odszkodowanie z tytułu odpowiedzialności cywilnej (OC) oraz ochronę przed następstwami nieszczęśliwych wypadków (NNW). Podstawowa różnica polega na tym, że ubezpieczenie pracownicze gwarantuje dodatkową ochronę związaną z wykonywaną podczas podróży pracą.

Choć zabezpieczenie w postaci polisy jest niezbędne i może uchronić pracodawcę oraz pracownika przed kosztami związanymi z leczeniem, likwidacją szkód, czy odszkodowaniem dla osób trzecich, zdarzają się sytuacje, w których mimo ważnej umowy ubezpieczeniowej ochrona nie zadziała. Aby się przed tym ustrzec, warto poznać najczęstsze pułapki i wyłączenia odpowiedzialności TU.

Na co uważać, wybierając polisę na wyjazd służbowy?

Można wskazać wiele sytuacji, w których ubezpieczona na czas delegacji osoba nie otrzymała odszkodowania za wypadek czy leczenie, lub wypłacona kwota okazała się niewystarczająca. Czasami bywa odwrotnie i to pracodawca zostaje zaskoczony tym, że jego pracownik domaga się rekompensaty za szkody poniesione w podróży służbowej. Na co uważać i o czym pamiętać, jeśli chcemy uniknąć przykrej niespodzianki?

1. Odszkodowanie za zdarzenia w czasie wolnym od pracy. To jedna z najczęstszych pułapek czekających na pracodawców. Nie każdy bowiem wie, że nieszczęśliwe zdarzenia, do których dojdzie w trakcie podróży służbowej, ale nie bezpośrednio przy wykonywaniu obowiązków zawodowych, mogą obciążyć właściciela firmy odpowiedzialnością finansową.
2. Niewystarczający zakres ubezpieczenia. Każda polisa na zagraniczny wyjazd powinna być dopasowana do konkretnej sytuacji. Bardzo często ubezpieczenie służbowe zapewnia podstawową ochronę, jednak gwarantowane sumy jego poszczególnych elementów są zbyt niskie i niedostosowane do okoliczności. Znaczenie ma przede wszystkim kierunek podróży. Na przykład polisa, która gwarantuje zwrot kosztów leczenia do 50 000 złotych, sprawdzi się w przypadku podróży do europejskich krajów, w których standard życia i ceny usług są zbliżone do polskich warunków. Ta sama kwota nie pokryje natomiast leczenia czy transportu medycznego w USA, Kanadzie, czy w krajach azjatyckich.
3. Wykonywanie pracy fizycznej. Nie każdy pracodawca wie, że polisa służbowa dla pracowników wykonujących pracę o charakterze fizycznym wymaga dodatkowego rozszerzenia. Ze względu na wyższe potencjalne niebezpieczeństwo związane z tego typu obowiązkami, ubezpieczyciele klasyfikują je jako bardziej ryzykowne. W związku z tym, osoby wykonujące pracę fizyczną, tj. wymagającą specjalistycznych umiejętności manualnych, siły fizycznej czy innych konkretnych kompetencji, muszą posiadać odpowiednio rozszerzone ubezpieczenie w delegacji.
4. Choroby przewlekłe. Choć nie każdy o tym wie, ubezpieczenie często nie obejmuje również przypadków, w których leczenie dotyczy chorób o charakterze przewlekłym, takich jak np. nadciśnienie, niewydolność serca, astma, cukrzyca, czy niektóre choroby nowotworowe. Warto o tym pamiętać i rozszerzyć zakres polisy o ten element, jeżeli któryś z delegowanych przez nas pracowników cierpi na takie schorzenia.

Kiedy ubezpieczyciel może odmówić wypłaty odszkodowania?

Poza wymienionymi powyżej sytuacjami nie można zapominać również o tzw. wyłączeniach odpowiedzialności. To sytuacje, w których ubezpieczyciel może odmówić wypłaty odszkodowania, jeżeli ubezpieczona osoba nie dotrzyma jednego z warunków umowy. Aby dowiedzieć się, jakie okoliczności podlegają wyłączeniu w przypadku konkretnej oferty, warto dokładnie zapoznać się z dokumentem, jakim są Ogólne Warunki Ubezpieczenia, tzw. OWU.

Choć każde towarzystwo ubezpieczeniowe może ustalić własną listę wyłączeń, najczęściej wygląda ona podobnie i obejmuje kilka podstawowych sytuacji. Kiedy pracownik może stracić prawo do odszkodowania mimo ważnej polisy?

• Kiedy podejmuje działania niezgodne z prawem.
• Jeśli podczas wypadku pozostaje pod wpływem alkoholu, lub substancji psychoaktywnych.
• Gdy uczestniczy w akcie terroryzmu, rozruchach, czy strajkach.
• Jeśli zdarzenie jest skutkiem umyślnego działania lub rażącego zaniedbania.

Jeżeli zależy nam na kompleksowej ochronie i ograniczeniu ryzyka do minimum, konieczne może okazać się rozszerzenie zakresu polisy. Przykład? Jednym z najczęstszych przypadków, w których ubezpieczyciel odmawia wypłacenia należnego odszkodowania, jest sytuacja, w które ubezpieczony w chwili wypadku lub innego zdarzenia pozostaje pod wpływem alkoholu. Aby uniknąć tego typu komplikacji, można rozszerzyć polisę o tzw. klauzulę alkoholową.

Ubezpieczenie podróży służbowej – co jeszcze warto wiedzieć?

Podsumowując, ubezpieczenie podróży służbowej to nie tylko zabezpieczenie dla każdej ze stron. To przede wszystkim troska o bezpieczeństwo pracownika przez cały czas trwania delegacji. Czy pracodawca ma obowiązek ubezpieczenia pracownika w delegacji zagranicznej? Z prawnego punktu widzenia – nie. Jeśli jednak podczas wyjazdu firmowego pracownik ulegnie wypadkowi, będzie mógł ubiegać się o odszkodowanie od firmy.

Jeśli zależy Ci na kompleksowej ochronie pracowników podczas zagranicznych delegacji, warto skorzystać z pomocy doświadczonych specjalistów. W Polish Travel Quo Vadis gwarantujemy dobór najlepszego ubezpieczenia służbowych wyjazdów. Nasi najlepsi pośrednicy doradzą optymalne i korzystne rozwiązanie, dostosowane do charakteru i potrzeb konkretnej podróży. Pomożemy także w postępowaniu odszkodowawczym, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Sporym ułatwieniem jest również opcja skorzystania z narzędzi typu business travel management (BTM). Zapewniamy pełne wsparcie w organizacji i nadzorowaniu wyjazdów firmowych, dzięki czemu zarówno Ty jak i Twoi pracownicy możecie czuć się spokojnie przez cały wyjazd. Oferujemy m.in. system, jakim jest Centrum Obsługi Podróży Służbowych, umożliwiający lepsze planowanie delegacji, kontrolę nad wydatkami oraz realne oszczędności. W ramach takiej usługi dostępna jest także opcja ubezpieczenia pracowników. Dowiedz się więcej na temat naszej pracy i przekonaj się, co możesz zyskać, organizując podróże służbowe z PTQV!